私のようなSOHOにはあまり固定した事務所は意味ありません。
反対にどこに居てももある程度の作業はこなしたいという要求はあります。
ですから、常に最新のデータを取り出せるシステムを構築する必要があります。
また自宅に居ても、二階の設計室でPCを使ったり、一階の居間で作業したりしていますから、その度にデータを持ち歩くのは面倒です。またLANでお互いのPCを共有状態にしていても最後はどちらのPCで作業したデータが一番新しいかわからなくなってしまいます。同期をかけるという手もありますが、それよりも常にどこからでもアクセスできるファイルの保管場所をつくって、そこのデータだけを加工するのが一番わかりやすいと思います。
そんな訳で、私の事務所では会社のデータはオンラインストレージ(インターネット上のレンタルディスクスペース)にアップし、おのおののPCではファイルは保管しません。PCにはプログラムだけがあるだけです。(メールを除く)
私が利用しているのは「filebank」というサイトです。
このサイト、簡単な登録を行うと1Gのディスクスペースを無料で提供してくれます。
1Gというと動画なんかを扱わなければ、十分な要領だと思います。
私の事務所では、下の画像の通り、1Gの中に広報、秘書室、経理部、総務部、設計室などといったフォルダーを作り、関係書類を保管しています。
なかなか会社っぽいでしょ。
設計室には物件ごとの図面などが収められ、経理部では請求書なんかが入っています。
いまどき、いちいちインターネットにダイヤルアップする人はまれだと思います。
常時接続ならマイドキュメントを開くように、この画面を出すことが出来ますから簡単ですよ。
このサイトを開くことが出来るインターネット環境なら、外出先からでもデータを取り出せますから、出先でちょっとPCをお借りしてなんてことも可能なわけです。
私は快適!ほぼ無料生活の実践者ですから、作成するソフトはほとんどフリーソフトです。
ExeleやWordは入っていないPCの方がめずらしいし、OpenOfficeという無料互換ソフトがありますから、これを使っても良いでしょう。CADはJWWというのが無料で、最近はもっぱらこちらばかり使っています。
フリーソフトを活用できると、どこでも同じ環境を構築できるのです。
さて、このfilebankというサイトですが、さすがに無料ですから、1週間アクセスしないとデータが消されてしまいます。これは恐怖です。一回でもアクセスすれば大丈夫。データは保障されます。
ちょっと不安な人はライトプランに申し込むと月630円で1Gのデータは保証され、ディスクプランだと840円/2Gから1G増えるごとに+400円で保障されます。(まあ、これが商売です)
私はまだ1Gの1/4程度しか使っていませんので、1Gを超えそうになったら、ディスクプランに申し込む予定です。
ただし、定期的にDVDかなにかにバックアップは自己責任で行うつもりでいてください。